Implementasi Aplikasi Teknologi Komputer dalam perpustakaan (Otomasi Perpustakaan MySIPISIS)

 

Implementasi Aplikasi Teknologi Komputer dalam perpustakaan

(Otomasi Perpustakaan MySIPISIS)

untuk mengetahui tugas yang berkaitan dengan perpustakaan lihat tugas kuliah

I  Latar Belakang

Perpustakaan membutuhkan pengelolahan secara efektif dan efesien, karena dengan pengelolalahan perpustakaan sekolah dapat menata aspek di perpustakaan mulai dari pengklasifikasian sampai dengan pelaporan  agar lebih sistematis dan efektif. 

            Pengelolahan perpustakaan secara manual bayak menghabiskan waktu dan tenaga terutama bagi pustakawan, waktu dan tenga mereka habis dengan pekerjaan rutinya, akibatnya banyak pekerjaan lain yang tidak dilakukan oleh pustakawan dan banyak pengeluaran bagi perpustakaan manual misalnya biaya untuk tinta, kertas, dan pegawai. Maka dari itu perpustakaan memerlukan progam otomasi agar kerja di perpustakaan lebih efektif dan efesien.

Otomasi yang dibahas dalam artikel ini yaitu  MySIPISIS  karena program ini  adalah versi terbaru sistem otomasi perpustakaan berbasiskan database MySQL atau PostgreSQL atau MongoDB. Dengan fitur-fitur barunya, MySIPISIS Pro merupakan pilihan  dalam peningkatan kinerja otomasi perpustakaan. Sistem otomasi mySIPISIS mempunyai banyak kelabihan yaitu Multiplatform, Self Check Out / Check In, RFID dan touchscreen. Union Catalogue. Library of Congress ( LOC) menggunakan protokol pertukaran data standard internasional OAI-PMH dan Z39.50.

II Tujuan dan Manfaat

Tujuan Otomasi Perpustakaan.

a.      Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan, dengan mysipisis kegiatan perpustakaan sekolah menjadi berkesinambungan antara aplikasi.

b.       Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan.

c.       Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan.

d.      Menghindari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan,

e.      Memperluas jasa perpustakaan.

f.       Memberi peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan.

g.     Meningkatkan efisiensi.

 Manfaat Otomasi Perpustakaan

Otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan TI akan memberikan manfaat sebagai berikut:

a.      Memudahkan dalam pembuatan katalog.

Perpustakaan yang belum menggunakan otomasi harus membuat kartu katalog agar pengguna dapat menemukan bahan pustaka yang diketahui berdasarkan pengarang, judul dan menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan. Penggunaan otomasi akan memudahakan proses pembuatan katalog, penyajian buku bagi pemustaka  akan lebih cepat dan efisien.

b.     Memudahkan dalam layanan sirkulasi

Perpustakaan yang belum menggunakan otomasi dalam proses layanan peminjaman  dilakukan dengan menggunakan kartu. Pekerjaan yang harus dilakukan diawali dengan petugas meminta kartu pemustaka, mengambil kartu pinjam, menulis nomer buku di kartu pinjam, mencabut kartu buku dan diakhiri dengan mem “file” kartu. Pekerjaan tersebut memakan waktu yang cukup lama dan cukup rumit. Dengan komputer pekerjaan peminjaman, pengembalian, dan peminjaman  buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah dengan menyorot “barcode” kartu kemudian menyorot “barcode” buku kemudian secara otomasi akan terjadi transaksi selanjutnya memberikan cap tanggal atau struk bukti. Bagi perpustakaan yang sudah maju pengguna dapat  melakukan transaksi secara mandiri yang dinamakan dengan “self service” seperti penerapan ATM dalam layanan Bank.

c.      Memudahkan dalam penelusuran melalui katalog.

Perpustakaan yang belum menggunakan program otomasi katalog manual, pengguna dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul, pengarang, dan subjek. Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna dalam menelusur informasi, khususnya katalog melalui OPAC (Online Public Access Catalog). Pengguna dapat menelusuri suatu judul buku secara bersamaan dan mereka dapat menelusuri buku dari berbagai pendekatan. Misalnya melalui judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang, subjek, kata kunci subyek dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.

d.     Menghemat waktu.

Dengan menggunakan otomasi pekerjaan pustakawan lebih cepat karena pengguna dapat melayani sendri dalam proses peminjaman, dan pengemblian, Perpanjangan, dan pencarian bahan pustaka. Putakawan dapat melakukan pekerjaan lain misalnya pengideksan.

e.      Meningkatkan layanan. Dengan menggunakan otomasi perpustakaan layanan diperpustakaan lebih mudah digunakan dan pustakawan dapat melakukan kegiatan lain untuk meningkatkan layanan.

f.      Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik. Laporan dapat dibuat dengan data-data yang sudah ada dengan menggunkan proses otomasi secara otomatis yang dapat dijadikan statistik. 

g.     Menghemat biaya. Dengan menggunakan proses otomasi dapat menghemat biaya misalnya biaya kertas dan biaya tenaga kerja dapat digantikan dengan tenaga komputer.

h.     Kepentingan akreditasi. Dalam akreditasi sekolah perlu penilaian kualitas perpustakaan maka dari itu perpustakaan perlu tindakan otomasi(Hermawan, 2008).

i.        Dapat menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan.

Dengan adanya otomasi perpustakaan maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Salain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali.

III Aplikasi dan profilnya & sarana Pendukung

Profil MySIPIS

MySIPISIS adalah versi terbaru sistem otomasi perpustakaan berbasis pada database CDS/ISIS yang dikembangkan oleh Tim Otomasi Perpustakaan IPB. MySIPISIS dikembangkan oleh Tim SIPISIS Perpustakaan IPB kerjasama dengan PT beIT Inovasi Tiwikrama. SIPISIS pertama kali dirancang-bangun pada tahun 1995 dengan nama ISISCIRC  versi  DOS, sebelum kemudian berganti nama menjadi SIPISIS pada saat menginjak versi 2.7versi windows . SIPSISIS versi DOS ini terus berkembang hingga versi 3.0. Seiring dengan perkembangan teknologi, pada tahun 2002 Tim SIPISIS membangun Sistem Otomasi Perpustakaan ini sehingga memiliki user-interface yang lebih ramah-guna dengan nama Sipisis for Windows.

 Pada tahun 2002 dan 2007 membuat inovasi dalam program otomasi di perpustakaan yang dinamakan MySIPISIS yaitu sipissi yang berbasis WEB. 

Komitmen pengembangan yang berkelanjutan (continues-development and maintenance commitment) terus dijalankan Tim SIPISIS hingga era multiplatform dewasa ini. Maka dikembangkanlah SIPISIS versi Web yang dirilis dengan nama MySIPISIS yang dapat berjalan pada hampir semua sistem operasi, yakni Windows, LINUX, dan Mac.

Awalan “My” pada MySIPISIS digunakan untuk menunjukkan bahwa kini SIPISIS mengadopsi MySQL, sebuah database general-purpose transaksional public-domain, untuk memperkuat sistem transaksi sirkulasi aplikasi informasi ini. Sedangkan ISIS, database specific-purpose untuk sistem temu kembali dan manajemen informasi, masih terus dipertahankan karena dukungan badan internasional UNESCO dan juga merupakan database yang paling banyak digunakan oleh pusat informasi di negara berkembang. kinerja terbaik antara database bibliografis popular CDS-ISIS dan database transaksional MySQL itu terjadi pada MySIPISIS. Fungsi atau fitur dan platform  berfungsi untuk pengolahan, sirkulasi, OPAC, pencatatan, pengunjung, copy cataloguing, cek status dan perpanjangan via internet, dan Support RFID.

Aplikasi MySIPIS

Aplikasi Otomasi Perpustakaan MySIPISISIS adalah:

• Multiplatform, dapat berjalan pada server dengan sistem operasi LINUX, Windows, dan Mac OS.
• INDOMARC, database bibliografis tetap menggunakan format standar MARC (INDOMARC) sebagai format pertukaran data standar internasional.
• Ease of Use CDS/ISIS Data Entry Sytem, input data CDS/ISIS yang dahulu memberatkan kini hadir dengan sistem pemasukan data yang mudah tanpa direpotkan dengan pengetikan tanda tudung.
• MySIPISIS Copy Cataloging (MCC), dukungan database bibliografis online dengan kemampuan sistem copy-cataloging data ke server komunitas. Komunitas onlinenya akan dibentuk pada saat launcing MySIPISIS.
• Online Renewal, yang akan membuat antrian anggota di perpustakaan dapat diminimalkan karena peminjam dapat memperpanjang pinjamannya via Internet.
• Online Reservation pada koleksi yang jumlahnya terbatas dan sedang dipinjam oleh anggota lain.
• Advance Hardware Support, sistem barcode kini sudah mulai disubtitusi/dikomplemen oleh sistem RFID (Radio Frequency Identification Device) yang sudah mulai didukung pada MySIPISIS.
• Web-based OPAC, OPAC untuk penelusuran informasi kini aksesibel melalui internet yang dapat dipersonalisasi (disesuaikan kebutuhan).
• Katalog / Kategori Buku,  dalam catalog buku my sipisis berisi Nama Pengarang, Judul, Penerbitan, Eksemplar, Perpustakaan,
  lokasi,Top of FormBottom of Form cek peminjaman, nama klasifikasi buku, tempat pencarian buku, dan Indeks Abstaka, Informasi Lengkap bahan pustaka berupa buku, atrikel, skiripsi, tesis, desertasi, dan jurnal.

·        layanan perpustakaan yang dapat dimanfaatkan masyarakat dengan sistem layanan online perpustakaan, berupa layanan pendaftaran anggota perpustakaan, penelusuran  koleksi bahan perpustakaan, pengecekan  ketersediaan koleksi, pemesanan, pengecekan data peminjaman buku, perpanjangan masa peminjaman buku dan pengaturan password  anggota perpustakaan.

Layanan perpustkaan untuk masyarakat. Layanan pendaftaran anggota perpustakaan, melalui modul layanan online ini masyarakat dapat melakukan permohonan untuk menjadi anggota perpustakaan pada Badan Perpustakaan Provinsi Kaltim secara online atau melalui jaringan internet.

·        Blanko Peminjaman blangko ini diguanakn sebagai tanda bukti peminjaman pada pemustaka.

·        Stok (Ketersediaan) Buku adalah fasilitas untuk menampilkan jumlah bahan pustaka yang ada di perpustakaan.

·        Statistik Perpustakaan adalah fasilitas untuk menampilkan statistic seperti sstatistik jumlah pengunjung, banyaknya buku yang dipinjam, banyknya buku yang  masuk dll.

·        Kewenangan Akses adalah fasilitas dalam menjaga kewenangan kewenangan pengaksesasan sesuai dengan kelompok pengguna.

·        Administrasi Anggota adalah fasilitas yang mengurusi segala administrasi anggota berupa pemesanan bahan pustaka, peminjaman, pengembalian, denda, pendaftaran anggota, pengeluaran anggota dll.

·        Online Help, adalah bantuan berbentuk online bagi pengguna perpustakaan yang ingin meminta bantuan dari jaringan interet misalnya pertanyaan.

·        Dokumentasi Online, adalah fasilitas menyimpan berbasis dokumentasi perpustakaan online sehingga pengguna dapat menngambil dokumen dimana saja dan kapan saja secara online.

·        profile perpustakaan,  fasilitas ini menampilkan profil diperpustakaan sehingga publikasi perpustakaan tersebut lebih mudah dan pengguna lebih cepat memperkenalkan perpustakaan.

·        pengelolaan/informasi penerbitan. Fasilitas ini menyediakan pengolahan berbagai informasi penerbitan bahan pustaka mulai dari input buku sampai bahan pustaka siap di display.

·        buku tamu, fasilitas Ini adala sebuah media untuk mewadahi  pengunjung perpustakaan yang bukan anggota perpustakaan yang ingin mengemukakan pedapat atau pertanyaan, fasilitas ini barisi identitas pengunjung, alamat pengunjuang, kesan pengunjung , hal ya g ingin dikemukakan oleh pengunjung, dan jawaban bagi pustakawan.

·        Anggota Teraktif, fasilitas ini menampilkan anggota yang paling aktif di perpustakaan, fasilitas ini bertujuan agar meningkatkan motivasi untuk berkunjung keperpustakaan.

·        Pelayanan Mandiri Pengembalian /Perpanjangan dapat dilakukan sendiri bisa langsung atau lewat internet.

Sirkulasi, fasilitas ini dipakai untuk proses sirkulasi, beberapa menu yang

Ada..didalamnya misalnya Transaksi,  Pengembalian Cepat, Sejarah Peminjaman, Keterlambatan, Reservasi.

Sarana pendukung

Sarana Pendukung Otomasi Perpustakan Mysipisis adalah :

·       Perangkat Lunak (Software)
Program-program komputer yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang  dikehendaki.   Perangakat   lunak   mampu diaplikasikan dengan  beberpa  sistem  oprasi,  mampu  menjalankan  lebih dari satu program, dan mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu yang bersamaan.

·       Internet
Jaringan komputer internasional, berupa ribuan sistem komputer saling berhubungan satu dengan lainnya.

·       Manajemen Sistem Informasi

Penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

·       Pengguna (user)
Pengguna otomasi adalah pustakawan, teknisi, dan anggota perpustakaan

      .                                          

·       Jaringan (Networking)
Sebuah kumpulan komputer, printer, dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Network / Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.

·       Perangkat Keras (Hardware)
Perankat keras adalah sebuah alat yang dapat menerima dan mengolah data menjai informasi.

Hard ware dalam perpustakaan yaitu:

a.      Sistem Security Gateway. Digunakan untuk melakukan sensor terhadap buku yang keluar masuk perpustakaan. Sensor akan berbunyi jika buku yang dibawa pengguna tidak melewati proses sirkulasi dengan benar.  

b.     Book Drop digunakan untuk pengembalian bahan pustaka secara mandiri, book droop bisa dilakuakn selama 24 jam, sehingga meskipun perpustakaan tutup pengguna dapat mengembalikan buku kapan saja. Book drop dapat melakukan buku yang dikembalikan dengan bantuan RFID di dalam bahan pustaka tersebut dan memberikan tanda bukti kembali.

c.      Fungsi Scanner adalah suatu alat yang berkerja dengan memindahkan sebuah atau beberapa objek yang terdapat di atas lensa scanner ke dalam memory penyimpanan komputer.

d.     RFID (Radio Frequency Identification) adalah teknologi identifikasi berbasis gelombang radio. Teknologi ini mampu mengidentifikasi berbagai objek secara simultan tanpa diperlukan kontak langsung (atau dalam jarak pendek).

e.      Suatu sistem RFID secara utuh terdiri atas 3 komponen:

1.     Tag RFID, dapat berupa stiker, kertas atau plastik dengan beragam ukuran.

2.     Terminal Reader RFID, terdiri atas RFID-reader dan antena yang akan mempengaruhi jarak optimal identifikasi.

3.      Host Komputer, sistem komputer yang mengatur alur informasi dari item-item yang terdeteksi dalam lingkup sistem RFID dan mengatur komunikasi antara tag dan reader.

IV Hambatan dan Pemecahan

            Hambatan

            Dalam Otomasi ada beberapa hambatan dalam perpustakaan.

·       Kurangnya sarana komunikasi dalam forum mysipisis sehingga kurangnya interaksi antar pengguna my sipilis, meskipun sudah ada beberapa sarana komunikasi namun masih pasifnya media tersebut karena susahnya berinteraksi dengan ahli otmasi Mysipisis.

·       Kurangnya publikasi mysipilis sehingga masyarakat kurang mendpatkan pengetahuan tentang program otomasi tersebut dan program mySIPIS menjadi kurang terkenal.

·       Bersifat bayar sehinnga perpustakaan  memerlukan biaya yang besar untuk membeli program otomasi mySIPISIS

·       Tidak merangsang  kekeratiftas dari pustakawan kareana dalam pembelian otomasi mysipisis memberikan  Training dan Support selama beberapa periode waktu juga akan diberikan oleh vendor secara penuh sehingga pengguna dapat langsung menggunakan tanpa harus bersusah payah lagi.

Pemecahan Masalah

·       Ada beberapa program otomasi yang tidak terdapat pada my sipisis misalnya  saran atau pesan singkat, news ticker, dan Tampilan Random Buku

·       Program otomasi MySIPIS yang berbayar membutuhkan biaya yang tinggi sehingga hanya perpustakaan yang memiki biaya yang tinggi saja yang dapat meggunakannya.

Pemecahan Permasalahan Otomasi MySIPISIS

·       Lebih gencarnya sarana komunikasi bisa lewat via Chating, website, via telephon, seminar otomasi MySIPIS ataupun langsung serta lebih aktifnya ahli otomasi perpustakaan MYsipisis dengan cara pemberian ahli MySipisis khusus untuk mengktifkan media misalnya dengan forum tanya jawab.

·       Meningkatkan sarana publikasi dan promusi denan berbagai media.

·       Para pengguna merangsang kekeratifan par pustakawan dengan memberikan fitur lebih namun tidak semua cara diberikan pada pustakawan.

·       Program otomasi MySIPISIS lebih ditingkatkan lagi dalam kelengkapanya agar pekerjaan dalam perpustakaan lebih optimal

·       Sebaiknya program otomasi MySIPIS juga dapat digunakan oleh beberapa perpustakaan dengan biaya yang murah dengan beberapa syarat, dana tambahan bisa didapat dari seluruh aspek masyarakat termaksut pemerintah.

V Penutup

Kesimpulan

1.     Perpustakaan membutuhkan pengelolahan secara efektif dan efesien dengan pengelolalahan perpustakaan sekolah dapat menata aspek di perpustakaan mulai dari pengklasifikasian sampai dengan pelaporan  agar lebih sistematis dan efektif. Maka dari itu diperlukan otomasi perpustakaan.

2.     Tujuan dan manfaat otomasi MySIPISIS adalah memudahkan pekerjaan otomasi dengan selalu berinovasi untuk menyempurnakan program-program sebelumya.

3.     MySIPISIS adalah versi terbaru sistem otomasi perpustakaan berbasis pada database CDS/ISIS yang dikembangkan oleh Tim Otomasi Perpustakaan IPB. MySIPISIS dikembangkan oleh Tim SIPISIS Perpustakaan IPB kerjasama dengan PT beIT Inovasi Tiwikrama.

4.     Ada beberapa Hambatan dalam program MySIPIS berupa kurangnya publikasi, biaya yang tinggi, kurang lengkapnya fitur-fitur perpustakaan.

Saran

Otomasi perpustakaan MySIPIS terus berinovasi agar otomasi ini menjadi Program yang terbaik dan dapat menutupi beberapa kekurangan yang adadalam Otomasi perpustakaan, agar menjadi acuan Program otomasi perpustakaan lain dan dapat meningkatkan kualitas perpustakaan.

Daftar Rujukan

Anonim. 2007. MySIPISIS Pro. (Online), (http://indonetwork.co.id/MySIPISIS_Pro/3521366/mysipisis-pro.htm) di akses pada 26 Oktober 2013.

Anonim. 2011. Dukungan RFID pada Sistem perpustakaan. (Online), (http://mysipisispro.wordpress.com/2011/05/31/dukungan-rfid-pada-sistem-perpustakaan-mysipisis-pro/). Diakases pada 26 Oktober 2013

Arif, I. 2011. Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan, (Online),..(http://boele21.wordpress.com/%E2%80%9C-membangun-jaringan-perpustakaan-digital-dan-otomasi-perpustakaan-menuju-masyarakat-berbasis-pengetahuan-%E2%80%9C/), diakses pada 26 Oktober 2013.

IPB Library. 2007. Peluncuran MySIPISIS. (Online), (http://mysipisis.wordpress.com/) di akses pada 26 Oktober 2013

Lamida, Jon Kartago. 2007. RFID apaan tuhh. (Online),  http://lamida.wordpress.com/2007/05/15/rfid-apaan-tuh/). dikases pada 26 Oktober 2013

SMKn 1 Malang. 2013. Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, (Online), (http://perpussmkn10mlg.blogspot.com/2013/04/perkembangan-teknologi-informasi-dan.html) diakses pada 26 Oktober 2013.

Wikipedia. 2012. Katalog Akses Daring Perpustakaan. (Online), (http://id.wikipedia.org/wiki/Katalog_akses_daring_perpustakaan). diakses pada 26 Oktober 2013.